Glossar
Wissenssicherung
Wissenssicherung bezeichnet alle gezielten Maßnahmen, Prozesse und Systeme, die sicherstellen, dass kritisches Erfahrungs- und Expertenwissen einer Organisation auch nach dem Ausscheiden von Wissensträgern zugreifbar und nutzbar bleibt. Sie ist eine der zentralen Aufgaben des Wissensmanagements und gewinnt an Bedeutung, je mehr Erfahrungswissen an Einzelpersonen gebunden ist, die die Organisation absehbar verlassen werden.
Warum Wissenssicherung strategisch wird
Viele Organisationen verlassen sich auf das sogenannte institutionelle Gedächtnis: das kollektive Wissen, das sich über Jahre in einer Belegschaft angesammelt hat und informell weitergegeben wird. Dieses Gedächtnis funktioniert solange gut, wie die Belegschaft stabil bleibt. Sobald aber viele erfahrene Mitarbeitende in kürzer Zeit die Organisation verlassen, droht ein massiver Wissensverlust.
In Deutschland stehen viele Unternehmen und Behörden vor genau dieser Situation: Die Babyboomer-Generation tritt in den kommenden Jahren reihenweise in Rente. Wer jetzt nicht in Wissenssicherung investiert, wird den Verlust später teuer bezahlen, durch längere Einarbeitungszeiten, Qualitätseinbussen und den Verlust von Kundenwissen.
Methoden der Wissenssicherung
Wissenssicherung nutzt je nach Art des Wissens unterschiedliche Methoden:
- Dokumentation: Prozesse, Checklisten, Handbücher und Entscheidungsgrundlagen schriftlich festhalten. Wirksam für explizites Wissen, aber begrenzt für implizites Erfahrungswissen.
- Strukturierte Interviews: Wissensinhaber werden gezielt befragt, Antworten protokolliert und aufbereitet. Besonders geeignet, um implizites Wissen sichtbar zu machen.
- Wissensdatenbanken: Zentrale Ablage von Dokumenten, Lösungen und Erklärungen, die per Suche zugänglich sind.
- Wissensstafetten: Strukturierte Übergabe zwischen ausscheidender und nachrückender Person über einen definierten Zeitraum.
- KI-gestützte Wissenssicherung: Systeme, die durch gezielte Vertiefungsfragen auch implizites Wissen erschliessen und in einer durchsuchbaren Wissensbasis ablegen.
Implizites Wissen: die größte Herausforderung
Das eigentlich kritische Wissen in Organisationen ist meist implizit: Es lässt sich nicht einfach dokumentieren, weil es in der Urteilskraft, den Erfahrungen und den eingespielten Routinen von Personen steckt. Michael Polanyi beschrieb dieses Phänomen mit dem Satz "Wir wissen mehr, als wir zu sagen wissen." Genau dieses Wissen zu sichern, ist die eigentliche Kernaufgabe moderner Wissenssicherungslösungen.
KI-gestützte Interviewsysteme wie Erfaro adressieren genau diese Herausforderung: Sie stellen gezielt Vertiefungsfragen, die Wissensinhalte sichtbar machen, die in einem klassischen Fragebogen verborgen bleiben würden.
Wissenssicherung mit Erfaro
Erfaro unterstützt Wissenssicherung im Kontext des Offboardings. Strukturierte Interviews mit bis zu 34 Fragen, Diktat per Sprache und KI-generierte Vertiefungsfragen stellen sicher, dass auch schwer artikulierbares Erfahrungswissen erfasst wird. Das Ergebnis ist ein durchsuchbares Wissensarchiv, das Nachfolger direkt nutzen können, souverän gehostet und DSGVO-konform.
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Häufige Fragen
Was ist Wissenssicherung?
Wissenssicherung bezeichnet alle gezielten Maßnahmen, Prozesse und Systeme, die sicherstellen, dass kritisches Erfahrungs- und Expertenwissen einer Organisation auch nach dem Ausscheiden von Wissensträgern zugreifbar und nutzbar bleibt.
Wie unterscheidet sich Wissenssicherung von Wissenstransfer?
Wissenstransfer ist der aktive Akt der Weitergabe von einer Person an eine andere. Wissenssicherung ist breiter: Sie umfasst alle Maßnahmen, die Wissen dauerhaft verfügbar halten, auch ohne unmittelbare Weitergabe an eine Nachfolgeperson.